Como organizar um evento virtual no WordPress (guia do iniciante)

Tentando descobrir como hospedar um evento virtual no WordPress?

Eventos físicos têm benefícios, mas um evento virtual oferece a oportunidade de reunir pessoas de todo o mundo por uma fração do custo.

Se você foi empurrado para uma situação de evento online como alternativa, ou adora a ideia de hospedar um evento online em geral, continue lendo para aprender como configurar tudo com Zoom e WordPress.

Benefícios de aprender a organizar um evento virtual

É comum reclamar das desvantagens dos eventos virtuais em comparação com os eventos físicos presenciais, mas às vezes um evento virtual é necessário. Outras vezes, é simplesmente melhor realizar uma conferência ou treinamento online.

Portanto, lembre-se dos muitos benefícios dos eventos virtuais para deixar você e seus participantes entusiasmados com a experiência:

  • Estresse mínimo Desde não ter que se preocupar tanto com as roupas certas até cortar despesas com viagens, as pessoas abraçam os eventos online porque eles não se sentem tão intensos.
  • Coleta de dados – Como organizador de eventos, geralmente é mais fácil coletar dados sobre seus convidados, pois eles já devem inserir informações e se inscrever no evento. Isso é ótimo para fazer alterações em eventos futuros e para obter feedback.
  • Acesso repetido ao evento e materiais. – Quando você vai a um evento físico, muitas das informações que você aprende são esquecidas. Quando um evento está online, geralmente existem portais online com discursos gravados, materiais de leitura e notas.
  • Eficácia de custos – Isso se aplica a organizadores de eventos e participantes. Não há passagens aéreas, despesas com alimentação ou pagamentos de lugar. E essa é apenas uma pequena lista das despesas que você cortou hospedando um evento online.
  • Presença ilimitada e potencial de apresentação – Os locais físicos têm restrições de capacidade. A Internet não. Seu evento pode crescer exponencialmente e você não precisa se preocupar em sobrecarregar a sala. Sem falar que eventos virtuais permitem todo tipo de opções de apresentação.

Desafios de organizar um evento virtual

Como em todas as atividades online, os desafios tendem a se apresentar. Considere vender produtos online. Você está em desvantagem em comparação com as lojas de varejo, pois precisa enviar os produtos e os clientes não podem salvá-los primeiro.

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Com todos os desafios, existem alternativas e soluções. Portanto, é importante entender esses desafios para se preparar.

Veja abaixo os desafios de sediar um evento virtual:

  • Dificuldades técnicas – É possível que sua Internet falhe pouco antes de iniciar um evento virtual. Você pode descobrir que sua câmera não está funcionando ou que a plataforma tem um defeito.
  • Limitações da plataforma – Seu módulo de programação permite a venda de ingressos e links de videoconferência? Certifique-se de que a lista de recursos em sua plataforma seja adequada para seu evento.
  • Erro do usuário – Em algum momento, um participante do evento pode dizer que não consegue fazer login ou vê-lo na tela. Tenha um plano para resolver esses problemas sem interromper a experiência de outras pessoas.
  • Problemas de segurança – Vários eventos online e plataformas de videoconferência viram sua parcela de streams hackeados e violações de segurança. A solução para isso geralmente é criar uma senha forte e usar um sistema com elementos de criptografia.
  • Falta de fisicalidade – Parte da construção de relacionamentos e confiança envolve ser capaz de apertar as mãos e ler emoções. Os eventos pessoais fornecem contato físico e emocional que é difícil de duplicar online.
  • Dificuldades de engajamento – É muito mais fácil dizer não a um evento que as pessoas participam em seus computadores. Você deve esperar isso, mas também oferecer incentivos para as pessoas se inscreverem e aparecerem.
  • Diferenças de fuso horário – Metade do seu público acorda e vai para a cama cinco horas depois de você? Vale a pena pensar em como agendar seu evento online.

Como organizar um evento virtual no WordPress

O primeiro passo para aprender a organizar um evento virtual é adquirir as ferramentas certas. Depois disso, dê uma olhada em nosso guia para configurar e realizar um evento virtual.

O que você precisa para organizar um evento virtual

1. Crie um evento e gere um link de convite.

A primeira coisa do negócio é gerar um link para videoconferência.

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O objetivo é agendar uma videoconferência com um link para compartilhar com os participantes. Os serviços a seguir oferecem algum tipo de plano gratuito, mas você pode ter que pagar em algum momento:

Para este tutorial, usaremos o Zoom. Continue lendo para saber como configurá-lo …

Crie uma conta gratuita com o Zoom e clique no Agendar uma reunião botão.

agende uma reunião e aprenda a organizar um evento virtual

Preencha informações como assunto, data e fuso horário.

Certifique-se de selecionar o Gerar automaticamente opção para ID da reunião.

lidar com configurações de zoom

Crie um código de acesso se quiser mais segurança e configure outros recursos, como ter vídeo para todos os participantes.

Clique no Salve  botão.

salvar configurações

Depois de criar a reunião, encontre o Link de convite e copie ou salve para mais tarde.

link de zoom

2. Configure um plugin de calendário de eventos

O plugin Events Calendar ativa um calendário online para que você possa agendar eventos e postar informações sobre esses eventos em seu site WordPress. Também inclui os elementos necessários para postar links para suas videoconferências de eventos virtuais.

Instale o plugin do calendário de eventos – disponível gratuitamente em WordPress.org.

No painel do WordPress, vá para Eventos → Adicionar novo.

como organizar um evento virtual - vá para eventos adicionar novo

Faça um título para a página do evento e fique à vontade para incluir quaisquer outras informações e elementos multimídia.

página do evento

A página do evento já possui campos específicos do evento para você preencher.

as etapas de como organizar um evento virtual

Comece escolhendo a data e hora de início do evento.

data e hora

Você também pode preencher informações sobre o grupo organizador do evento, com os dados de contato e o site do grupo.

dono do grupo

O plugin oferece um campo Local, mas você pode deixá-lo em branco, pois é um evento virtual. Apenas certifique-se de identificá-lo como um evento online em algum lugar de sua descrição.

local do evento

Por fim, envolva o texto no botão de URL do site e cole o link de convite do Zoom:

link de zoom

Clique no Para postar botão.

botão publicar

Agora, se você for para a versão publicada da página do evento, deverá ver todos os detalhes do seu evento.

vista frontal

Uma página de evento não é muito diferente de uma página normal do WordPress. Portanto, permite colocar outros módulos e elementos multimídia na página para complementar a informação do evento. Você também pode adicionar mais blocos de eventos.

como fazer um evento virtual com módulos

3. Adicione uma opção RSVP / ingresso para participar do evento.

Embora não seja obrigatório, muitos moderadores de eventos virtuais gostam de ver quantas pessoas comparecerão antes do início do evento. Você também pode precisar vender ingressos.

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Para ambos, instale o plug-in de ingressos para eventos gratuito do mesmo desenvolvedor do Calendário de eventos.

Volte para a página do seu evento e encontre o novo Responda Por Favor Y Ingressos blocos. Eles também estão disponíveis como códigos de acesso se você não estiver usando o novo editor de bloco.

Vamos usar o Responda Por Favor bloco para este exemplo:

Módulos rsvp e tickets

Depois de adicionar o Responda Por Favor bloquear, preencha os campos para capacidade RSVP e muito mais.

layout rsvp

Depois de salvar a página, vá para a interface para ver o botão RSVP na página do evento.

frontend rsvp: como organizar um evento virtual

Quando alguém clica no botão, seu site exibe um formulário que os visitantes podem usar para adicionar suas informações e RSVP para o evento online:

campos rsvp

4. Comece seu evento

Alguns minutos antes do horário de início da reunião, volte ao Zoom para clicar Comece esta reunião botão.

Contanto que os participantes do evento tenham clicado no link Zoom na página do evento, eles devem ingressar automaticamente no evento online! Você pode até configurar o Calendário de Eventos para enviar uma notificação por e-mail antes do início do evento.

zoom start meeting para saber como organizar um evento virtual

Alguma dúvida sobre como organizar um evento virtual no WordPress?

Os eventos virtuais variam em tamanho e escopo, portanto, nem todos terão o mesmo processo para projetar seu evento online. Dito isso, lembre-se de que plug-ins como o Calendário de eventos possuem ferramentas para enviar lembretes por e-mail e outras funcionalidades. Você pode até fazer upgrade para o Extensão de eventos virtuais para recursos mais avançados.

Para saber mais sobre algumas das outras ferramentas que você pode usar para eventos online além do Zoom, confira nossa coleção do melhor software de conferência na web. Qualquer ferramenta funcionará neste tutorial, desde que permita gerar um link de convite para o seu evento.

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